1. Verantwortlicher
X-Mobility GmbH, Lohnergasse 9 / Büro 506, 1210 Wien, Österreich, E-Mail: info@x-mobility.at, ist für die von ihr selbst festgelegten Zwecke und Mittel der Verarbeitung verantwortlich, insbesondere für die Bearbeitung eigener Anfragen und eigener Fahrzeugverträge.
Versicherer, Behörden und weitere Stellen können für ihre eigenen Aufgaben eigenständig verantwortlich sein. Die Empfänger und Zwecke richten sich nach dem konkreten Mietverhältnis. Die Hosting-Angaben der Website sind in der Website-Datenschutzinformation beschrieben; sie bedeuten nicht, dass Miet-, Führerschein- oder Bonitätsunterlagen über die Website erhoben werden.
2. Welche Daten können verarbeitet werden?
- Identitäts- und Kontaktdaten, etwa Name, Anschrift, E-Mail-Adresse und Telefonnummer;
- Fahrer- und Berechtigungsdaten, insbesondere Führerscheinklasse, Gültigkeit, Altersvoraussetzungen und genehmigte Zusatzfahrer;
- Buchungs-, Vertrags-, Übergabe- und Rückgabedaten einschließlich Kilometerstand, Lade- oder Tankstand und Zubehör;
- Zahlungs-, Kautions-, Rechnungs- und Bonitätsinformationen, soweit dies für die konkrete Buchung erforderlich und zulässig ist;
- Schaden-, Unfall-, Pannen-, Diebstahl- und Kommunikationsdaten;
- technische Fahrzeug-, Diagnose-, Lade-, Nutzungs-, Standort- oder Ereignisdaten, sofern das Fahrzeug oder der Anbieter solche Daten bereitstellt und deren Verarbeitung erforderlich und zulässig ist.
3. Zwecke und Rechtsgrundlagen
Die folgenden Zuordnungen betreffen die jeweils notwendige Verarbeitung; eine andere oder zusätzliche Nutzung erfordert eine eigene Prüfung:
- Anfrage, Angebot und Vertrag mit der betroffenen Person: Kontakt-, Buchungs-, Zahlungs- und Übergabedaten zur Vorbereitung und Durchführung des Vertrags, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
- Ansprechpartner und Zusatzfahrer, die nicht selbst Vertragspartei sind: erforderliche Kontakt-, Berechtigungs- und Nutzungsdaten für sichere Fahrzeugüberlassung und Vertragsabwicklung, soweit ein dokumentiertes berechtigtes Interesse die Verarbeitung trägt, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Eine Interessenabwägung ist erforderlich.
- Gesetzliche Pflichten: etwa Aufbewahrung steuerlicher Belege oder gesetzlich geschuldete Auskünfte gegenüber Behörden, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit der konkret einschlägigen Vorschrift.
- Schadenbearbeitung und Rechtsansprüche: erforderliche Dokumentation zur Durchsetzung oder Abwehr von Ansprüchen auf Grundlage berechtigter Interessen, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Werden ausnahmsweise Gesundheitsdaten oder andere besonders geschützte Daten benötigt, ist zusätzlich die einschlägige besondere Rechtsgrundlage zu prüfen.
Eine Einwilligung kommt nur für konkret beschriebene, freiwillige Zusatzverarbeitungen in Betracht und muss gesondert eingeholt werden. Die Zustimmung zu AGB ist keine allgemeine datenschutzrechtliche Einwilligung.
Bonitätsprüfung und automatisierte Entscheidungen: Vor dem Einsatz sind Auskunftei, übermittelte und erhaltene Daten, Datenquelle, konkrete Rechtsgrundlage und Speicherdauer zu benennen. Bei einer ausschließlich automatisierten Entscheidung mit erheblicher Wirkung sind zusätzlich die Voraussetzungen und Informationen nach Art. 22 DSGVO zu prüfen. Diese Prüffassung bestätigt nicht, ob ein solches Verfahren tatsächlich eingesetzt wird.
4. Mieter und Fahrer
Angaben können von der betroffenen Person selbst oder vom buchenden Vertragspartner beziehungsweise Arbeitgeber stammen. Insbesondere bei Zusatzfahrern sind die tatsächlichen Datenkategorien und die konkrete Quelle mitzuteilen.
X-Mobility bleibt für die eigene Information der betroffenen Person verantwortlich. Bei unmittelbarer Erhebung erfolgt sie bei der Datenerhebung. Bei Erhalt aus anderer Quelle gilt Art. 14 DSGVO: grundsätzlich innerhalb eines Monats, gegebenenfalls bereits bei der ersten Kommunikation oder ersten Weitergabe. Eine Weiterleitung durch den Vertragspartner kann unterstützen; sie hebt die eigene Pflicht nicht auf.
Identitäts- und Führerscheinprüfungen sind auf das erforderliche Maß zu beschränken. Ausweiskopien, Bonitätsunterlagen und weitere sensible Nachweise werden nicht bereits für eine unverbindliche Website-Anfrage verlangt. Für die spätere Prüfung ist ein geeigneter sicherer Übermittlungsweg festzulegen.
5. Regeln für Fahrzeug-, Standort- und Telematikdaten
Unsere Datenschutzvorgaben untersagen eine anlasslose dauerhafte Überwachung von Mietern oder Fahrern und die Erstellung von Bewegungsprofilen zu allgemeinen Kontrollzwecken. Diese Vorgabe ist keine Aussage darüber, welche technischen Systeme im einzelnen Fahrzeug bereits verbaut oder aktiviert sind; deren tatsächliche Einstellungen sind vor der Überlassung zu prüfen.
Bevor X-Mobility Standort- oder andere Telematikdaten aus einem Fahrzeug abruft oder einen Dienst dafür aktiviert, müssen der konkrete Zweck, die Erforderlichkeit und Rechtsgrundlage sowie Zugriffsberechtigungen und Löschung dokumentiert sein. Erforderliche Einwilligungen für den Zugriff auf Fahrzeug-Endgeräte und für nachfolgende Verarbeitungen sind gesondert zu prüfen und gegebenenfalls vorab einzuholen. Eine AGB-Zustimmung ersetzt diese Prüfung nicht.
Eine vorgesehene Ortung, etwa zur Aufklärung eines konkreten Diebstahls, bedarf ebenfalls dieser Prüfung und einer auf den Anlass begrenzten Freigabe. Die allgemeine Bezeichnung „Diebstahlschutz“ erlaubt weder laufende Standortabfragen noch eine automatisierte Dauerüberwachung. Standortdaten sind nach Wegfall des konkreten Zwecks unverzüglich zu löschen, soweit ein bestimmter Nachweis nicht für einen dokumentierten Schaden- oder Rechtsfall erforderlich bleibt.
Mieter und Zusatzfahrer müssen vor der betreffenden Verarbeitung die fahrzeugbezogene Information über aktive Systeme, Anbieter, Daten, Zwecke, Rechtsgrundlagen, Empfänger und Speicherfristen erhalten. Fehlt diese Prüfung und Information, darf X-Mobility die betreffende eigene Standortverarbeitung nicht aufnehmen. Eigenständig angebotene Herstellerdienste sind mit ihren tatsächlichen Einstellungen und Datenschutzrollen gesondert zu berücksichtigen.
Beim Nutzerwechsel gelten die Löschregeln für Fahrzeugprofile aus Abschnitt 7. Der aktuelle Aktivierungsstatus von GPS-Fernzugriffen und Hersteller-Apps ist noch betrieblich zu bestätigen; eine nicht belegte Aussage „GPS wird nicht genutzt“ wird hier nicht getroffen.
6. An wen können Daten übermittelt werden?
Je nach tatsächlich vereinbarter Leistung können notwendige Daten an Fahrzeuganbieter, Versicherer, Werkstätten, Pannenhilfe, Zahlungs- und IT-Dienstleister, Rechtsvertretung oder zuständige Behörden übermittelt werden. Für jede Gruppe sind Anlass, Datenumfang und rechtliche Rolle zu bestimmen; nicht jeder Empfänger erhält sämtliche Daten.
Vor Verwendung sind die tatsächlichen Dienstleister und Partner, die maßgeblichen Empfängerkategorien sowie bei internationalen Übermittlungen Zielländer und Übermittlungsgrundlagen zu ergänzen. Eine bloße Zusage, nur „gesetzlich zulässig“ zu übermitteln, ersetzt diese Angaben nicht. Bei Auftragsverarbeitung sind die notwendigen Vereinbarungen und Kontrollmaßnahmen gesondert zu dokumentieren.
7. Speicherdauer und Löschregeln
Anfragen ohne Vertrag: Für abgeschlossene allgemeine und vorvertragliche Anfragen, aus denen kein Vertrag entsteht, legt X-Mobility eine Löschung spätestens drei Monate nach Abschluss der Bearbeitung fest. Eine ausdrückliche Absage oder die dokumentierte Beendigung der Angebotsverhandlungen beendet die Bearbeitung. Bei einer neuen sachlichen Anfrage wird nur die dafür erforderliche Korrespondenz weiterverarbeitet. Eine bloße Ablage oder interne Notiz setzt die Frist nicht erneut in Gang. Entbehrliche Daten werden früher gelöscht.
Laufende Mietverträge: Erforderliche Vertrags-, Zahlungs-, Fahrerfreigabe-, Übergabe- und Rückgabedaten werden während der Vertragsabwicklung und bis zur abschließenden Abrechnung verarbeitet. Anschließend wird getrennt geprüft, welche Unterlagen noch für gesetzliche Pflichten oder konkret begründete Rechtsansprüche erforderlich sind; übrige Daten werden gelöscht.
Bücher und Belege: Für steuerrechtlich aufzubewahrende Unterlagen gilt grundsätzlich die siebenjährige Frist nach § 132 BAO ab Ende des betreffenden Kalenderjahres. Gesetzliche Sonderfristen und anhängige Verfahren werden für die jeweils betroffenen Unterlagen berücksichtigt. Dies rechtfertigt keine gleich lange pauschale Aufbewahrung von Ausweisbildern oder Standortverläufen.
Identitäts-, Führerschein- und Bonitätsnachweise: Eine vollständige Kopie wird nur bei nachgewiesener Erforderlichkeit verarbeitet. Nach Abschluss der Prüfung sind hierfür nicht mehr erforderliche Kopien und Rohunterlagen unverzüglich zu löschen. Stattdessen wird, soweit erforderlich, ein auf das notwendige Maß beschränkter Prüfvermerk aufbewahrt. Auch für diesen gelten die Fristen der Vertragsabwicklung und etwaiger konkret erforderlicher Nachweise; eine pauschale Archivierung sämtlicher Dokumente ist ausgeschlossen.
Schäden und Rechtsansprüche: Nachweise werden nur für die Bearbeitung des konkreten Falls und gegebenenfalls die einschlägige Verjährungs- oder Verfahrensdauer aufbewahrt. Welche Frist gilt, hängt von Anspruch, Kenntnis und Verfahrensstand ab. Nach Erledigung wird die weitere Erforderlichkeit geprüft und entbehrliches Material gelöscht.
Fahrzeugprofile: Beim Nutzerwechsel sind gespeicherte persönliche Navigationsziele, Telefonkontakte, gekoppelte Geräte und Benutzerprofile vor der nächsten Übergabe zu entfernen. Für separat erforderliche Schadennachweise gilt die zuvor beschriebene begrenzte Aufbewahrung.
Begrenzte Ausnahmen: Ist eine Nachricht Bestandteil eines aufbewahrungspflichtigen Geschäftsbelegs oder für einen konkreten Rechtsstreit erforderlich, bleibt ausschließlich der hierfür notwendige Inhalt gespeichert. Rechtsgrund, betroffene Unterlagen, Zweck und Endzeitpunkt werden im Einzelfall dokumentiert. Solche Unterlagen werden für andere Nutzungen gesperrt und nach Ende der Pflicht beziehungsweise Erforderlichkeit gelöscht. Eine unbefristete Vorratsspeicherung sämtlicher Korrespondenz ist damit nicht vorgesehen.
Die Einhaltung dieser Regeln ist organisatorisch zu kontrollieren. Technische Löschfristen fremder Systeme müssen mit den jeweiligen Anbietern abgeglichen werden; eine automatische Löschung in diesen Systemen wird durch diesen Text nicht zugesichert.
8. Ihre Rechte
Sie haben unter den gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit. Eine Einwilligung können Sie jederzeit für die Zukunft widerrufen; die bis dahin erfolgte Verarbeitung bleibt davon unberührt.
Widerspruch: Bei einer Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation widersprechen. Bei Direktwerbung gilt ein jederzeitiges Widerspruchsrecht ohne Begründung.
Richten Sie Ihr Anliegen an info@x-mobility.at oder an unsere Postanschrift. Zusätzliche Angaben zur Identität werden nur bei begründeten Zweifeln und im erforderlichen Umfang angefordert. Eine Ausweiskopie ist nicht pauschal Voraussetzung für die Ausübung Ihrer Rechte. Wir antworten grundsätzlich innerhalb eines Monats; eine gesetzlich zulässige Verlängerung wird innerhalb dieser Frist begründet mitgeteilt.
Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere bei der Österreichischen Datenschutzbehörde, oder bei der Behörde Ihres Aufenthalts- oder Arbeitsorts.
9. Ist die Bereitstellung der Daten erforderlich?
Bestimmte Angaben sind für die Prüfung, den Abschluss und die Durchführung eines Fahrzeugvertrags erforderlich. Werden sie nicht bereitgestellt, kann eine Buchung, Fahrerfreigabe, Übergabe oder Schadenabwicklung möglicherweise nicht durchgeführt werden. Freiwillige Angaben sind als solche gekennzeichnet oder werden im Einzelfall erläutert.
10. Kontakt und Beschwerde
Fragen zum Datenschutz beantwortet X-Mobility unter info@x-mobility.at. Betroffene Personen haben außerdem das Recht, sich bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere bei der Österreichischen Datenschutzbehörde.